Ondersteuning bij het inkopen

Met milieueffectrapportage krijgt de leefomgeving een plaats in de besluitvorming over een plan of een project, zoals een omgevingsvisie, omgevingsplan, windturbinepark of bedrijventerrein. De initiatiefnemer, een overheid of bijvoorbeeld een projectontwikkelaar, laat zich vaak ondersteunen door een adviseur met mer-kennis. Ook het bevoegd gezag, de overheid die gaat besluiten over het plan of project, neemt regelmatig een adviseur voor mer in de arm. De inkoop van mer-expertise is daarom een bepalend moment voor een goed proces en voor een goed milieueffectrapport. 

Tips en overwegingen voor overheden

Wij krijgen regelmatig vragen over het kiezen van een adviseur:

  • Hoe kom je bij de juiste adviseur?
  • Waar moet je op letten voor een goede aanpak en afspraken?

Deze informatie is bedoeld ter inspiratie en ondersteuning. Het is geen compleet beeld van wat er komt kijken bij de samenwerking met externe adviseurs. De Commissie mer geeft als onafhankelijke organisatie ook geen advies over het inschakelen van specifieke bureaus.

De rol van milieueffectrapportage en de benodigde expertise
Baken af hoe milieueffectrapportage gebruikt gaat worden en wat daarvoor nodig is: 

  • Welke kennis en vaardigheden zijn er in huis en welke moet worden ingekocht?
  • Welke informatie is er nodig voor het besluit en in welk stadium is welke expertise nodig?

Denk aan inhoudelijke kennis, rollen en functies. Wellicht is het nuttig om eerst een adviseur in te huren om het proces (mee) uit te werken. En denk na over de wijze waarop informatie uit het mer-traject het participatieproces kan verrijken, en andersom. Zorg voor tijdige afstemming met portefeuillehouders.

Door het mer-traject te koppelen aan het ontwerpproces kan kennis en informatie een plek krijgen in het plan of project. Een schema dat laat zien hoe het proces en de producten met elkaar samenhangen helpt daarbij. Zo’n schema laat voor elke stap in het proces zien welk rapport of welke nota nodig is en welke informatie daarvoor nodig is. Het maakt ook de relatie tussen informatie voor het milieueffectrapportage en het ontwerpproces zichtbaar. Start het mer-traject op tijd, dan wordt het maximaal benut.

Samenwerken: taak- en rolverdeling
Opdrachtgever en adviseur moeten samenwerken. Binnen die samenwerking worden taken en verantwoordelijkheden verdeeld of gedeeld. Wat pakt uw organisatie zelf op en wat doet de adviseur?

  • Welke rol heeft de adviseur bij de afstemming met andere partijen, de participatie, het behandelen van zienswijzen en in het publieke debat?
  • Wie is verantwoordelijk voor het ontwerp(proces) van het plan of project en wie voor het milieueffectrapport? 
  • Wie bepaalt welke alternatieven onderzocht worden? Hoe vindt afstemming en informatie-uitwisseling plaats? 

Zorg tijdens het hele proces voor reflectie richting de adviseur en sta open voor suggesties. 

Bepaal vooraf wie penvoerder is van welk document, of de adviseur bijdraagt aan bestuurlijke stukken. Vergeet daarbij niet een mogelijke aanvulling op het milieueffectrapport (na eventuele zienswijzen of het advies van de Commissie mer). Baken daarom goed af wanneer de opdracht voltooid is.

Vertalen naar een uitvraag
Vertaal de hulpvraag naar een uitvraag of aanbestedingsvraag. Wat zijn daarbij de kaders die de organisatie mee wil geven aan de adviseur? 

Bedenk hoe het inkoopproces wordt ingericht, wat de gunningscriteria zijn en hoe met de verhouding tussen prijs en kwaliteit wordt omgegaan. Zorg voor een goede afbakening van de uitvraag. Bepaal vooraf de eisen aan producten: welke ruimte is er voor expert judgement, waar moet een samenvatting aan voldoen en welke deskundigheden en ervaring moet de adviseur hebben?

Zorg dat gebruikte gegevens en data beschikbaar blijven voor de eigen organisatie. Zorg ervoor dat ze op een goede manier worden opgeslagen en overgedragen, én dat ze bruikbaar zijn door de eigen organisatie. Bijvoorbeeld voor monitoring en evaluatie of vervolgbesluiten.

De planning
Maak een realistische planning. Houd rekening met adviestijden, klankbordgroepen, het participatieproces én de tijd die nodig is om alle reacties op het milieueffectrapport een plek te geven. Bedenk ook op welke momenten de Commissie mer om advies wordt gevraagd. Hier helpt het proces- en productenschema. 

Na afloop
Neem de tijd voor een goede evaluatie van het proces en specifiek van het mer-traject, inclusief het inkoopproces. Een tussentijdse evaluatie kan ook veel opleveren en het mer-traject verbeteren.