Taak- en rolverdeling
Taak- en rolverdeling
Opdrachtgever en adviseur moeten samenwerken aan de voorbereiding van een besluit en de milieueffectrapportage die daarbij hoort. Binnen die samenwerking worden verantwoordelijkheden verdeeld of gedeeld.
Welke onderdelen van milieueffectrapportage:
- kan je als overheid zelf oppakken;
- welke wil je graag bij je houden maar vragen extra ondersteuning;
- welke wil je door een in te huren partij of persoon (adviseur) laten uitvoeren?
En welke rol heeft de adviseur bij de voorbereiding van het besluit zelf?
Samenwerken aan het proces
- Welke afdelingen binnen de organisatie worden betrokken en wanneer? Wat is hun invloed?
- Welke rol heeft de adviseur in het proces (zoals bij het afstemmen met betrokkenen binnen en buiten de organisatie, participatie, begeleiding van werkoverleggen en voorbereiding van besluitvorming zoals oplegnotities)?
- Welke overlegstructuren zijn of komen er en welke inzet wordt van de adviseur verwacht?
- Wie is verantwoordelijk voor de inhoud en het ontwerpproces van een plan of project, en wie voor de inhoud van het milieueffectrapport, inclusief de keuze voor de te onderzoeken alternatieven?
- Welke rol heeft de adviseur bij externe overleggen (in de voorbereiding, het overleg zelf en de opvolging)? Denk bijvoorbeeld ook aan het debat in de volksvertegenwoordiging of presentaties aan raadsleden.
- Zorg voor scherpe reflectie: voorkom de inzet van ‘ja-knikkers’ en oogkleppen, bijvoorbeeld door een review (extern of van een andere afdeling) en sta zelf ook open voor suggesties. Zeker bij langer durende of complexe trajecten kan een regelmatig ‘benen-op-tafel’ overleg bijdragen aan een plezierig samenwerking.
Samenwerken aan producten
- Wanneer is de opdracht voltooid en wie bepaalt dat? Denk aan mijlpalen als het ontwerpbesluit, een positief toetsingsadvies van de Commissie mer, het besluit door het bevoegd gezag of een onherroepelijk besluit (na eventuele rechterlijke procedure).
- Hoort een eventuele aanvulling op het milieueffectrapport naar aanleiding van een toetsingsadvies van de Commissie of andere (wettelijke) adviseurs ook tot de opdracht van de adviseur?
- Hoeveel onderzoek wil je uitzetten: is alleen dit plan of project aan de orde of zijn er meerdere (tegelijkertijd of in de toekomst)?
- In hoeverre splits je de opdracht in fases of delen: denk aan Notitie Reikwijdte en Detailniveau, hoofdrapport, deelonderzoeken, proces, participatie en plan/besluit? Is het wenselijk om de fases bij één partij te houden of juist niet?
- Wie is penvoerder voor welke rapporten? Voor welke onderdelen kun/ wil je zelf aan de lat staan, en bij welke heb je hulp nodig (en waarom)? Schrijf je zelf het hoofdrapport en levert de adviseur input, bijvoorbeeld via deelonderzoeken, is het een coproductie, of is de adviseur volledig aan zet? Levert de adviseur ook een bijdrage aan bestuurlijke notities?
- Welke partij levert de gegevens en achtergrondrapporten? Tip: benut wat er al is. Sluit aan op bestaande en gratis(!) bronnen.
- Geef aan welke informatie en onderzoeken de opdrachtgever zelf beschikbaar stelt of zelf verzamelt. Denk bijvoorbeeld aan het verkeersonderzoek.
- Wat is de rol van de adviseur bij het verwerken van zienswijzen en adviezen?
- Op welke momenten wordt de Commissie mer om advies gevraagd en welke rapporten worden dan voorgelegd? Wat is de rol van de adviseur hierbij? Naast een advies aan het begin van milieueffectrapportage (een NRD-advies) en aan het eind (een toets van het MER) is ook een tussentijdse toetsing van het MER mogelijk. Denk ook aan de keuze van een voorkeursalternatief (voorkeursbeslissing), vóórdat dit verder uitgewerkt wordt.